Quand elle est bien pensée, une réunion productive fait avancer les choses, permet de faire aboutir un projet mais les réunions sont en général une perte de temps. Voici 9 stratégies pour rendre vos réunions productives.
9 stratégies pour faire avancer les choses en réunion
Quand elles sont bien pensées, bien structurées, les réunions sont d’une efficacité redoutable. Elles permettent de faire aboutir un projet beaucoup plus vite et elles permettent également de résoudre des problématiques beaucoup plus facilement. Oui … quand elles sont bien structurées. Car malheureusement elles sont souvent synonymes de perte de temps. A cela, il existe 3 raisons principales :
- 5 % des réunions collectives ne représentent que 5 % de l’ensemble des réunions
- 73% des participants reconnaissent travailler sur autre chose durant les réunions
- 63% des réunions n’ont pas d’ordre du jour.
Organiser une réunion qui sera efficace est plus facile à dire qu’à faire, mais pas impossible pour autant. Il existe 9 stratégies qui ont fait leurs preuves et qui permettent de rendre vos séances de brainstorming efficaces. Je vous invite à en prendre connaissance dans l’infographie offerte par Wrike – outils de plan de projet
Analyse de l’infographie
La première des 9 stratégies est évidente. Plus il y a de participants, plus il y aura de d’interaction et donc de risque de « pollution ». Réduisez donc le nombre de participants au strict nécessaire. Plus une réunion est longue, moins elle est efficace. Les participant vont perdre leur concentration passé un laps de temps. Il est donc indispensable d’attirer leur attention dès les premières minutes de la réunion par une anecdote, un retour client… Assurez vous que les participants connaissent l’objectif de ce brainstorming et ne vous écartez pas de l’ordre du jour. Une image valent plus qu’un long10 discours. Aidez vous de croquis, de dessins, schémas, images, photos pour appuyez vos dires et captez l’attention de participants.
Les smartphones, ordinateurs, tablettes sont contre-productifs. Il est donc indispensable de les bannir avant chaque réunion. Enfin, avant que chacun ne quitte la salle, il faut que chaque participant connaisse son rôle. Il est donc primordiale de définir les actions de chacun en nommant un responsable et une date limite pour toutes les tâches à effectuer. Ensuivant chacune des 9 stratégies, vos réunions seront beaucoup plus productives et vos projets aboutiront beaucoup plus vite.