Pourquoi compresser des documents ?

Par | 3 avril, 2022

La compression de fichier est aujourd’hui bien plus qu’une tendance. Dans les grandes entreprises comme dans les ordinateurs des simples particuliers, c’est devenu la norme. Pour cause, elle présente un certain nombre d’avantages, comme la réduction de la taille des documents ou l’amélioration de l’organisation des fichiers. Grâce aux différents logiciels disponibles, la compression ne prend que quelques minutes et se fait en quelques clics.

compresser fichiers

Compresser pour économiser de l’espace

La compression de documents peut vous permettre d’économiser des centaines de Mo d’espace de stockage. C’est important, que ce soit pour un stockage en ligne ou sur votre ordinateur, ou sur d’autres appareils de stockage physiques. En effet, dans tous les cas, vos espaces disponibles sont limités, à moins de vouloir augmenter vos coûts. Vous aurez donc plus de liberté de stockage si vous compressez vos fichiers avant de les stocker.

La compression ne modifie nullement le format original ou les contenus des fichiers en question. Ils restent donc à votre disposition et pourront être utilisés comme bon vous semble, normalement. Après un passage dans un logiciel de compression, vos documents seront simplement plus légers et donc plus simples à stocker.

En réduisant le volume des fichiers à conserver dans la mémoire vive de votre ordinateur, vous en préserverez plus facilement la performance et la vitesse. Ce qui vous facilitera la vie au travail et augmentera votre productivité.

Les fichiers compressés : plus faciles à exploiter

La compression simplifie non seulement la sauvegarde de vos fichiers, mais elle peut aussi accélérer le partage de vos documents. En effet, comme le fichier est compressé, il est plus léger et il consomme ainsi moins de bande passante durant son transfert.

Vous aurez certainement remarqué que les logiciels de transfert de fichier ont un poids maximum de document à ne pas dépasser. Une compression vous facilitera le partage de vos documents en respectant justement ce plafond de volume. Ce qui vous fera économiser du temps lors de l’envoi de vos fichiers, et ce quel que soit leur format.

Non seulement un fichier compressé sera plus facile à envoyer, mais sera aussi plus rapide et plus simple à télécharger. C’est le meilleur moyen pour mettre en place un système collaboratif, notamment pour les professionnels de tous les horizons.

Compresser vos documents pour faciliter l’organisation de vos fichiers

La compression de documents permet de faciliter l’organisation de vos fichiers, mais aussi de mieux les sécuriser, que ce soit pour la conservation de vos archives sur ordinateur que sur des espaces de stockage en ligne.

Il vous suffit de noter chaque fichier en fonction de son type et de sa date de création, ou en fonction du style d’organisation que vous souhaitez mettre en place. Compressez plusieurs documents à la fois dans un seul fichier afin de mieux vous y retrouver par la suite. Par exemple, vous pouvez compresser ensemble les documents comptables du mois de janvier 2020 et créer un autre document compressé pour février 2022.

Plus de sécurité pour vos documents

De plus, la compression de documents permet de mieux sécuriser vos documents et les informations qu’ils renferment. En effet, si vous conservez la possibilité de transférer et de partager les fichiers compressés, il faudra les décompresser pour les modifier et les exploiter un à un. Cela assurera un peu plus d’intimité à vos documents en ligne ou sur ordinateur.

Certains logiciels de compression vous permettent même d’ajouter des mots de passe sur certains de vos documents, ce qui empêchera les curieux de les ouvrir et de les lire. Le tout est de choisir des codes confidentiels dont vous pouvez vous rappeler, mais qui ne seront pas pour autant trop évidents pour les pirates. Évitez donc les suites de chiffres et de lettres, les dates d’anniversaire, ou de réutiliser des mots de passes que vous utilisez déjà pour d’autres comptes.

Comment compresser vos documents ?

Il existe plusieurs solutions pour compresser des documents simplement.  Par exemple, de nombreuses plateformes proposent actuellement leur outil de compression gratuit. Ces programmes peuvent s’adapter aussi bien à des documents Word que PDF. Outre leur gratuité, ils brillent par leur simplicité d’utilisation et leur facilité d’accès. En effet, en utilisant des plateformes dédiées en ligne, vous n’avez pas à télécharger des applications et à perdre du temps à les installer. Ce qui est aussi une aubaine afin d’économiser de l’espace dans la mémoire vive de votre ordinateur.

Par contre, si vous n’avez pas accès à internet fréquemment, télécharger des logiciels de compression reste une bonne idée. Winrar par exemple est une référence en la matière. Il peut compresser n’importe quelle taille de fichier sur votre ordinateur avec un simple clic gauche. C’est pratique et à la portée de tous les utilisateurs.

Avec le même logiciel de compression de fichier, vous pouvez décompresser ces derniers pour pouvoir les exploiter de nouveau : réaliser des changements, imprimer, partager des documents spécifiques, etc.

Laisser un commentaire